Justificación del Kit Digital: En qué consiste y cómo se hace correctamente

24 Jun Justificación del Kit Digital: En qué consiste y cómo se hace correctamente

En el dinámico panorama digital actual, las empresas de todos los sectores están adoptando el poder transformador de la iniciativa Kit Digital para mejorar su presencia online y optimizar sus recursos digitales. Como agencia de marketing digital y agente digitalizador certificado, Estudio Algaba ayuda a empresas de todo tipo a aprovechar al máximo los beneficios de este programa de ayudas a fondo perdido.

Un aspecto crucial del recorrido del Kit Digital radica en el proceso de justificación, donde las empresas deben demostrar de manera efectiva la implementación y utilización de las soluciones digitales aprobadas. La justificación del Kit Digital es el proceso obligatorio que deben realizar tanto las empresas como las pymes y los autónomos beneficiarios de las ayudas del programa para acreditar la implantación de las soluciones de digitalización adquiridas.

La justificación implica presentar de forma detallada, tanto a nivel técnico como funcional, la instalación y puesta en marcha de las soluciones prestadas por los Agentes Digitalizadores.

¿Quién debe presentar la justificación del Kit Digital?

La justificación del Kit Digital debe ser presentada por el beneficiario de la ayuda, es decir, la empresa, pyme o autónomo que ha recibido la subvención del programa.

En concreto, la persona que presente la justificación deberá ser alguien autorizado para actuar en nombre del beneficiario. Esta persona puede ser el propio titular de la empresa, un apoderado o un representante legal.

Es importante destacar que la responsabilidad de la correcta presentación de la justificación recae sobre el beneficiario. El incumplimiento de este requisito puede conllevar la devolución de las cantidades percibidas, así como otras sanciones.

¿Qué pasa si se comete un error en la justificación o no se presenta la justificación del Kit Digital?

Las consecuencias de cometer un error en la justificación del Kit Digital o de no justificar la ayuda pueden ser las siguientes:

1. Requerimiento de subsanación:

• Si se detectan errores en la justificación, la entidad colaboradora del programa notificará al beneficiario mediante un requerimiento de subsanación.
• El beneficiario tendrá un plazo determinado para corregir los errores y presentar la justificación de nuevo.
• Si el beneficiario no subsana los errores en el plazo establecido, la ayuda podría ser anulada.

2. Anulación de la ayuda:

• Si el beneficiario no presenta la justificación dentro del plazo establecido, la ayuda será anulada automáticamente.
• El beneficiario deberá devolver las cantidades percibidas, más los intereses correspondientes.
• Además, el beneficiario podría ser sancionado con la imposibilidad de solicitar ayudas en otros programas públicos durante un determinado periodo de tiempo.

3. Reputación negativa:

No justificar la ayuda del Kit Digital o hacerlo de forma incorrecta puede dañar la reputación del beneficiario. Esto podría dificultar el acceso a otras ayudas o subvenciones en el futuro.

Recomendaciones:

• Es importante leer atentamente las bases de la convocatoria y las instrucciones para la justificación antes de presentar la solicitud.
• Se recomienda recopilar toda la documentación necesaria desde el inicio del proceso.
• En caso de dudas, se puede contactar con la entidad colaboradora del programa para obtener asesoramiento.
• Es importante presentar la justificación dentro del plazo establecido y subsanar cualquier error que se detecte lo antes posible.

Plazos para la justificación del Kit Digital

La justificación de las ayudas del Kit Digital se realiza en dos fases:

Primera fase: justificación de la implantación

En esta fase, el beneficiario debe acreditar que la solución de digitalización contratada se ha implantado correctamente. Para ello, deberá presentar la siguiente documentación:

• Formulario debidamente cumplimentado: En el formulario se deberá indicar la información relativa al beneficiario, la solución implantada, el agente digitalizador y el coste de la solución.
• Facturas: Se deben presentar las facturas emitidas por el agente digitalizador que acrediten el pago de la solución.
• Evidencias de la implantación: Se deben aportar pruebas que demuestren que la solución se ha implantado correctamente. Estas pruebas pueden ser capturas de pantalla, informes técnicos, etc.
• Declaración responsable: El beneficiario debe firmar una declaración responsable en la que afirme que la información aportada es veraz y que la solución cumple con los requisitos del programa.

Segunda fase: justificación del mantenimiento y uso

Transcurridos 12 meses desde la implantación de la solución, el beneficiario deberá presentar una nueva justificación en la que acredite que ha utilizado la solución de forma adecuada durante ese periodo. Para ello, deberá presentar la siguiente documentación:

• Formulario debidamente cumplimentado: En el formulario se deberá indicar la información relativa al beneficiario, la solución implantada y el uso que se ha hecho de ella durante los últimos 12 meses.
• Declaración responsable: El beneficiario debe firmar una declaración responsable en la que afirme que la información aportada es veraz y que ha utilizado la solución de acuerdo con los requisitos del programa.

El plazo para presentar la justificación del Kit Digital varía en función de la convocatoria a la que se haya acudido y de la solución de digitalización implantada.

Estos son los plazos generales:

• Primera Convocatoria:
  • Justificación de la primera fase: 3 meses desde la fecha de emisión de la factura.
  • Justificación de la segunda fase: 3 meses desde la finalización del período de prestación del servicio, con un máximo de 3 meses adicionales para su presentación.
• Segunda, Tercera y Cuarta Convocatoria:
  • Justificación de la primera fase: 6 meses desde la fecha de validación del Acuerdo.
  • Justificación de la segunda fase: 3 meses desde la finalización del período de prestación del servicio, con un máximo de 3 meses adicionales para su presentación.

¿Dónde y cómo se presenta la justificación del Kit Digital?

La justificación del Kit Digital se presenta de forma telemática a través de la plataforma Espacio Beneficiario del Kit Digital.

Para acceder a la plataforma, el beneficiario deberá disponer de:

• DNI electrónico
• Certificado digital emitido por una entidad certificadora reconocida

Pasos para presentar la justificación:

• Acceder a la plataforma Espacio Beneficiario: https://portal.gestion.sedepkd.red.gob.es/portal/espacioPyme
• Introducir el NIF/DNI/NIE del beneficiario y la contraseña.
• Seleccionar la opción «Justificaciones» del menú principal.
• Elegir la convocatoria y la solución de digitalización para la que se quiere presentar la justificación.
• Completar el formulario de justificación aportando toda la documentación requerida.
• Firmar la justificación de forma electrónica mediante el DNI electrónico o certificado digital.
• Enviar la justificación telemáticamente.
• Una vez enviada la justificación, el beneficiario recibirá un acuse de recibo.

La entidad colaboradora del programa revisará la justificación y, en caso de que todo esté correcto, la validará. El beneficiario recibirá una notificación por correo electrónico informándole del resultado de la revisión.

Recomendaciones:

• Conservar toda la documentación relacionada con la implantación y el uso de la solución de digitalización desde el inicio del proceso.
• Leer atentamente las instrucciones para la presentación de la justificación antes de comenzar el proceso.
• Completar el formulario de justificación de forma clara y precisa.
• Asegurarse de que toda la documentación requerida esté adjuntada al formulario.
• Firmar la justificación de forma electrónica.
• Enviar la justificación dentro del plazo establecido.
• En caso de dudas, contactar con la entidad colaboradora del programa para obtener asesoramiento.

Plantillas para la presentación de la justificación

Existen plantillas para las justificaciones del Kit Digital. Estas plantillas se encuentran disponibles en la plataforma Espacio Beneficiario del programa y se pueden descargar en formato PDF.

Las plantillas sirven como guía para completar el formulario de justificación y asegurarse de que se aporta toda la información requerida. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la justificación no es idéntica para todas las soluciones digitales: cada solución tiene sus propios requisitos específicos que deben ser reflejados en la justificación. Por lo tanto, es importante leer atentamente las instrucciones para la justificación de la solución concreta que se ha implantado antes de completar el formulario.

Guías específicas para la justificación del Kit Digital

• Guía de justificación de Sitio Web y Presencia en Internet
• Guía de justificación de Comercio Electrónico
• Guía de justificación de Redes Sociales
• Guía de justificación de Gestión de Clientes
• Guía de justificación de Business Intelligence y Analítica
• Guía de justificación de Gestión de Procesos
• Guía de justificación de Factura Electrónica
• Guía de justificación de Servicios y herramientas de Oficina Virtual
• Guía de justificación de Comunicaciones Seguras
• Guía de justificación de Ciberseguridad
• Guía de justificación de Presencia Avanzada en Internet
• Guía de justificación de Marketplace
• Guía cumplimentación informe de revisión de la accesibilidad

Estos son alguno de los aspectos que pueden variar en la justificación en función de la solución digital:

• Información sobre la solución: Se deberá indicar el nombre de la solución, el proveedor de la solución, el coste de la solución, etc.
• Evidencias de la implantación: Las pruebas que se aporten para demostrar que la solución se ha implantado correctamente pueden variar en función de la solución. Por ejemplo, para una solución de comercio electrónico, se podrían aportar capturas de pantalla de la tienda online, mientras que para una solución de gestión de clientes, se podrían aportar informes sobre el uso del software.
• Declaración responsable: La declaración responsable que debe firmar el beneficiario también puede variar en función de la solución.

Recomendaciones:

• Descargar la plantilla para la justificación de la solución concreta que se ha implantado.
• Leer atentamente las instrucciones para la justificación.
• Completar el formulario de justificación de forma clara y precisa.
• Asegurarse de que toda la documentación requerida esté adjuntada al formulario.
• Firmar la justificación de forma electrónica.
• Enviar la justificación dentro del plazo establecido.

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Escrito por

Clara Gelardo

Digital Account Manager en Estudio Algaba

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